Entrevista con Mayra Alvarez, especialista en protocolo

Vivimos en una época en la que las relaciones profesionales son cada vez más globales. Una reunión que comienza en Madrid puede continuar con interlocutores en Tokio, Bruselas o Nueva York en cuestión de minutos gracias a la tecnología. Sin embargo, aunque las herramientas han cambiado, hay algo que sigue siendo esencial: saber relacionarse con los demás.

El protocolo empresarial ha dejado de ser una cuestión reservada a grandes instituciones o actos oficiales para convertirse en una herramienta práctica que ayuda a generar confianza, evitar malentendidos y proyectar una imagen profesional. Conocer las normas, las costumbres y las sensibilidades de quienes tenemos delante puede abrir muchas puertas y, sobre todo, evitar errores que en ocasiones resultan difíciles de reparar.

Para hablar de este tema  pedimos la ayuda de nuevo a Mayra Álvarez, periodista, especialista en protocolo institucional y organización de eventos, docente y autora de varios libros sobre protocolo y etiqueta. Gracias a su experiencia internacional y a su trabajo asesorando y formando a profesionales, conoce de primera mano cómo las diferencias culturales pueden influir en una negociación y por qué cada vez más empresas consideran estas habilidades como una ventaja competitiva.

Cuando hablamos de protocolo empresarial, muchas personas piensan en algo anticuado o demasiado formal. ¿Qué les diría?

Que están muy equivocadas. El protocolo empresarial no consiste en aprender normas rígidas ni en comportarse de manera artificial. En realidad, es una herramienta que nos ayuda a relacionarnos mejor con los demás y a transmitir profesionalidad.

Hoy en día las empresas valoran muchísimo las llamadas habilidades blandas: saber comunicarse, escuchar, trabajar en equipo o desenvolverse correctamente en distintos entornos. Dos profesionales pueden tener la misma preparación técnica, pero aquel que sabe generar confianza y manejarse con soltura en una reunión tendrá una ventaja importante.

Siempre digo que el protocolo es un plus. Es lo que te permite ir un paso por delante. Muchas veces pensamos que lo importante en una negociación son únicamente los números o los argumentos, pero la primera impresión, la forma de dirigirte a los demás o la capacidad para adaptarte al entorno también cuentan. Y cuentan mucho.

Además, detecto que existen bastantes carencias en este ámbito. Tenemos una gran preparación técnica, pero en ocasiones nos faltan herramientas para relacionarnos de forma eficaz. Ahí es donde el protocolo puede marcar la diferencia.

¿La educación y las buenas maneras se aprenden o son algo que viene de casa?

 Las bases, sin duda, vienen de casa. Nuestros padres, el colegio y nuestro entorno son quienes nos enseñan las primeras normas de convivencia: respetar a los demás, dar las gracias, escuchar o ser considerados.

Pero eso es solo el principio. Después hay un trabajo personal que cada uno debe realizar para identificar sus puntos débiles y mejorar. Nadie nace sabiendo cómo comportarse en una negociación internacional o cómo actuar en determinados entornos profesionales.

Además, las normas sociales evolucionan constantemente. Un ejemplo muy claro lo hemos visto después de la pandemia. Antes, en España, era habitual saludarse con dos besos incluso en muchos ámbitos profesionales. Hoy la situación ha cambiado y las personas son mucho más prudentes con el contacto físico.

Por eso es importante mantenerse actualizado y observar cómo evoluciona la sociedad. El protocolo no es algo estático; cambia con los tiempos y se adapta a las nuevas realidades.

Hay figuras públicas que representan muy bien esa capacidad de adaptación. La reina Letizia, por ejemplo, es una persona que ha demostrado una gran evolución en este sentido. Se percibe una preparación constante y un conocimiento profundo de las normas institucionales, algo que no surge por casualidad, sino por trabajo y aprendizaje.

Has vivido en varios países. ¿Qué errores solemos cometer cuando hacemos negocios fuera de nuestras fronteras?

El error más frecuente es pensar que en todas partes las cosas funcionan igual que aquí. Y no es así.

Cuando viajamos por motivos profesionales solemos preparar la presentación, los datos de la empresa y la estrategia comercial, pero muchas veces olvidamos estudiar a las personas con las que vamos a reunirnos y el contexto cultural en el que se desenvuelven.

Por ejemplo, en Corea del Sur o en Japón la entrega de una tarjeta de visita tiene una importancia enorme. Debe recibirse con ambas manos y mostrando respeto y debe observarse con atención antes de guardarla. Puede parecer un detalle menor, pero para ellos es una muestra de consideración hacia quien tienes delante.

Hay muchísimos ejemplos similares. Los horarios, la forma de dirigirse a los demás, los silencios durante una conversación o incluso la distancia física que mantenemos pueden variar enormemente de un país a otro.

Por eso siempre recomiendo prepararse antes de cualquier viaje o reunión internacional. Nunca sabes dónde puedes meter la pata sin darte cuenta.

Recuerdo una anécdota muy curiosa. Una empresa de nuestro país quiso impresionar a una delegación japonesa y decidió llevarla al mejor restaurante japonés de la ciudad. Pensaban que era el detalle perfecto. Sin embargo, los invitados estaban deseando probar la gastronomía española. La intención era buena, pero no habían pensado en lo que realmente podía apetecerles a sus visitantes.

La lección es sencilla: no basta con actuar con buena voluntad, también hay que informarse.

¿Cómo debería prepararse una empresa antes de una reunión internacional importante?

Lo primero es hacer los deberes. Y cuando digo hacer los deberes me refiero a investigar todo lo posible.

Es recomendable elaborar un pequeño dossier sobre el país y sobre las personas con las que vamos a reunirnos. Conviene conocer aspectos básicos como los requisitos de entrada, los teléfonos de embajadas y consulados, las diferencias horarias, los horarios laborales o las costumbres más relevantes.

Parece algo obvio, pero todavía se cometen muchos errores relacionados con la planificación. Por ejemplo, programar una videoconferencia sin tener en cuenta que para la otra parte puede ser de madrugada o una hora especialmente incómoda.

La puntualidad también merece una atención especial. En algunos países llegar tarde se interpreta como una falta de respeto muy grave. En otros existe una mayor flexibilidad, pero aun así siempre es mejor pecar de puntual.

Otro aspecto importante son los regalos corporativos. Hay países donde determinados obsequios pueden tener connotaciones negativas o donde ciertos colores y números poseen significados muy concretos.

Y luego están los detalles institucionales. Algo tan simple como colocar una bandera incorrecta, escribir mal el nombre de una autoridad o utilizar un himno equivocado puede generar una situación muy incómoda. Lo hemos visto incluso en eventos deportivos internacionales y la imagen que se transmite es muy negativa.

Cuando una empresa demuestra que ha dedicado tiempo a conocer a sus interlocutores está enviando un mensaje muy claro: "Nos importáis y hemos hecho un esfuerzo para comprender vuestra cultura". Eso siempre suma.

¿Cuál sería su principal consejo para quienes quieren mejorar sus habilidades sociales y profesionales?

Que no tengan miedo a aprender. A veces pensamos que el protocolo es algo reservado para diplomáticos o grandes directivos y no es cierto. Todos podemos beneficiarnos de estos conocimientos.

Hoy existen cursos especializados, libros, conferencias e incluso mucho contenido disponible en internet. Eso sí, siempre recomiendo contrastar la información porque no todo lo que circula por las redes es correcto.

También es importante observar. Viajar, conocer otras culturas y prestar atención a cómo se comportan las personas en distintos contextos es una magnífica escuela.

Y, sobre todo, hay que recordar que el protocolo no consiste en señalar los errores de los demás. Al contrario. Muchas veces, cuando estamos negociando o intentando construir una relación profesional, conviene ser flexible.

Si alguien comete una incorrección, no siempre es necesario destacarla. Hay situaciones en las que resulta más inteligente mirar hacia otro lado y centrarse en el objetivo principal. Si estás interesado en cerrar un negocio, la prioridad debe ser crear un clima positivo y de confianza.

Al final, el protocolo bien entendido tiene mucho que ver con la empatía. Se trata de facilitar las relaciones humanas, no de complicarlas.

Después de hablar con Mayra Álvarez queda claro que el protocolo empresarial va mucho más allá de saber dónde sentarse en una mesa o cómo entregar una tarjeta de visita. Se trata, en realidad, de entender a las personas, respetar sus costumbres y demostrar interés por quien tenemos delante.

En un mercado cada vez más internacional y competitivo, esos pequeños detalles pueden convertirse en grandes ventajas. Preparar una reunión, conocer la cultura del interlocutor o simplemente saber escuchar son gestos que transmiten profesionalidad y generan confianza.

Porque, como recuerda Mayra, los acuerdos no los firman las empresas, los firman las personas. Y cuando las relaciones se construyen sobre el respeto, la empatía y la inteligencia cultural, las posibilidades de éxito siempre son mayores.